حفظ المعلومات و الملاحظات و الوصول إليها

من الضروري جدا، خصوصا لمن يدرسون في الخارج، سواء لمرحلة البكالوريوس أو الدراسات العليا أن تكون لديهم آلية أو طريقة معينة يمكن من خلالها كتابة و تخزين الملاحظات في أي وقت و بطريقة بحيث يسهل الرجوع إليها لاحقا. كما تتزايد الحاجة إلى كتابة الملاحظات لسهولة العودة إليها عند قراءة العديد من الكتب و الأوراق العلمية، ذلك أنه من المهم تخزين أي أفكار تطرأ على بال الطالب أو الباحث ليتمكن من الرجوع إليها لاحقا.

و قد تخصل في كثير من الأحيان أن الطالب أو الباحث و أثناء كتابته لواجب، مشروع أو إعداده لرسالة أو ورقة علمية أنه يذكر بأنه قرأ جزئية معينة مفيدة جدا و تؤيد الكلام الذي يود أن يقوله لكن لكثرة الكتب و الأوراق العلمية، لا يتمكن الباحث من إيجاد ما كان يبحث عنه، بل قد يضيّع في البحث عن تلك المعلومة، ساعات و ساعات دون جدوى!

لذلك، من المهم أن يقوم الطالب بكتابة أي ملاحظات لها علاقة بـ:

• واجبات (Assignments) أو أبحاث أو مشاريع مصغرة تطلب منه.
• ملاحظات حول مرجع أو مجموعة مراجع لها علاقة بمجال الدراسة.
• أفكار جديدة قد تطرأ لدى الباحث بعد قراءة كتاب أو ورقة علمية في نفس المجال للعودة إليها لاحقا.
• ملاحظات أو معلومات عن بعض النقاط المهمة في كتاب/مجموعة من الكتب أو أي أوراق و منشورات علمية.
• أي ملاحظات أو إقتراحات أقترحها آخرون في كتبهم أو أوراقهم العلمية و يمكن للباحث الإستفادة منها في دراسته أو رسالته بحيث توفر نوع من الدعم أو التأييد (Support) لما يقترحه الباحث.
• أي ملاحظات و نقاط أخرى قد يحتاج إليها لاحقا في نفس التخصص.

لا تتردد بكتابة أي شئ مفيد في حالة مرورك بفكرة ما أو بعبارة ما ترى أن فيها فائدة لأي عمل ستقوم به خصوصا إذا ماكانت من مصدر موثوق أو قوي و تأتي مؤيدة لبعض ما تنوي قوله في دراستك، بحيث تأكّد و تؤييد كلامك عند إقتباسك لها. فهذا مهم جدا خصوصا في موضوع البحث العلمي لأنه يقوي وجهات نظرك و يوفر لها نوع من التأييد و المصداقية.

طرق و أساليب مختلفة للإحتفاظ بالمعلومات و الملاحظات

هناك العديد من الطرق و الأساليب التي يمكن إستخدامها للإحتفاظ بالمعلومات، و البعض قد يفضل بعضها دون غيرها لأسباب مختلفة قد تتعلق بالذوق و التكلفة و سهولة الإستخدام و غيرها. هذه بعض الوسائل التي يمكن إستخدامها للإحتفاظ بالمعلومات و الملاحظات و الرجوع إليها عند الحاجة.
من المهم عند إختيارك لطريقة ما أن تحرص أيضا على إمكانية أخذ نسخة إحتياطية أو كيفية الإحتفاظ بالمعلومات بشكل دوري في مكان مختلف غير جهازك الرئيسي لضمان وجود نسخة محدثة يمكن الوصول إليها في حال وجود مشاكل في الجهاز

الوسيلة التقليدية. Post it Notes

المزايا:

• سهلة الإستخدام.

العيوب:

• لا يمكن الوصول إليها من أي مكان حيث أنها غالبا ما يحتفظ بها في مكان واحد.
• صعوبة ترتيبها.
• صعوبة الرجوع إلى ورقة أو ملاحظة معينة خصوصا عند كثر الأوراق المستخدمة.
• من الممكن أن تضيع أو أن يتم التلاعب بها خصوصا في حال وجود أطفال.
• لا يمكن الإحتفاظ بنسخة ثانية منها للإحتياط في حالة حدوث شئ للنسخة الأصلية.

إستخدام برنامج Microsoft One Note

يعتبر برنامج One Note أحد البرامج المفيدة جدا و التي تقدمها شركة مايكروسوفت و التي يمكن إستخدامها للإحتفاظ بالمعلومات و الملاحظات المختلفة المكتوب منها أو حتى الصوتي، حيث يقدم البرنامج إمكانية إنشاء العديد من الدفاتر Notebooks و في كل دفتر يمكن إنشاء أقسام عديدة بأقسام فرعية و كل قسم يكون فيه مجموعة من الصفحات المختلفة. البرنامج جدا رائع و ينصح بتجربته!

المزايا:

• إمكانية إنشاء العديد من الأقسام و الأقسام الفرعية و الرجوع إليها سريعا.
• إمكانية البحث في المحتويات.
• يوفر البرنامج العديد من الأيقونات الرائعة و التي يمكن إستخدامها للدلالة على شئ على أنه مهم أو أنه فكرة، و غيرها الكثير
• يدعم العربي و الإنجليزي بشكل كامل.

العيوب:

• غير مجاني لكن غالبا أنه يأتي مع الأوفيس أو عدد من البرامج الأخرى.
• لا يوجد به آلية تلقائية للإحتفاظ بنسخة إحتياطية من المحتويات المحفوظة. لكن الحل هنا هو نسخ المجلد المحفوظة فيه المحتويات كاملا بشكل يدوي.
• لا يمكن الوصول إلى الملاحظات و المحتويات من أي مكان إلا من خلال الجهاز نفسه حيث لابد من إستخدام البرنامج عليه.

إستخدام برنامج و خدمة Evernote

تعتبر خدمة Evernote، أحد الخدمات الإلكتروني (Online Service) الحديثة و التي يمكن من خلالها كتابة و حفظ الملاحظات و المعلومات المختلفة و الرجوع إليها من أي مكان. تقدّم الخدمة حساب مجاني يمكن من خلاله الإحتفاظ بالعديد من الملاحظات و المحتويات و الصور، و عند الحاجة، يمكن ترقية الحساب إلى حساب مدفوع.

المزايا:

• حساب مجاني يوفّر مساحة كبيرة للإحتفاظ بالملاحظات و المعلومات.
• تخزين المعلومات و الرجوع إليها بالعديد من الطرق: من خلال برنامج على الوندوز أو الماك، من خلال نفس الموقع، من خلال العديد من أجهزة الجوال.
• يمكن الوصول إلى الملاحظات من أي مكان في العالم!
• الملاحظات و المعلومات يتم الإختفاظ بها و أخذ نسخة إحتياطية منها من قبل الشركة المقدمة للخدمة، كما يتم مزامنة الملاحظات و المعلومات مع أي أجهزة لديك، لذلك، هي أيضا مخزنة على نفس جهازك في حال عدم وجود إتصال بالإنترنت.
• يمكن إستخدام البرنامج الموفر للعديد من أجهزة الكمبيوتر و الجوال لتخزين الملاحظات و المعلومات، و عند توفر إتصال بالإنترنت، يمكنك مزامنة هذه المحتويات مع الخدمة بحيث يمكن الوصول إليها بعد ذلك من أي جهاز (زر هذه الصفحة لمعرفة الأجهزة التي يمكن من خلالها الوصول للخدمة).
• إمكانية إنشاء العديد من الأقسام و في كل قسم يمكن عرض الملاحظات بطرق مختلفة.
• يمكن إعطاء وسوم أو كلمات دلالية (Tags) للملاحظات للرجوع إليها لاحقا بإستخدام الوسوم هذه، بحيث يعرض جميع الملاحظات المحتوية على وسم معين من جميع الأقسام.
• أثناء تصفحك لأي موقع يمكن الضغط على زر Print Screen، لأخد جزء من محتويات الشاشة كصورة مباشرة إلى برنامج Evernote على جهاز الكمبيوتر حيث يتم الإحتفاظ بالملاحظة مباشرة في قسم Wall Notes.
• مكتبة دروس فيديو رائعة لشرح العديد من طرق الإستخدام و إمكانيات الإستخدام المختلفة.

العيوب:

• إذا كان إستخدامك كثير جدا، قد تحتاج إلى الترقية. قد يراه البعض عيبا ً لكن هذا متوقع لأن المساحة المطلوبة أكثر.
• دعم العربي في الوقت الحالي ليس كامل. بمعنى أن الكلام العربي يمكن كتابته و محاذاته لليمين أو اليسار لكن في حال كتابة كلام إنجليزي في نفس السطر قد يتغير الإتجاه. أتمنى أن يوفر الدعم العربي الكامل قريبا.

كنت في السابق أعتمد على Onenote، لكن حاليا، أعتمد على Evernote في كل شئ، بدءًا من أمور لها علاقة بالبحث العلمي إلى أي ملاحظات أخرى تتعلق بهواياتي أو إهتماماتي المختلفة. و أقوم حاليا باستخدام البرنامج المتوفر على نظام وندوز من جهازي لكتابة الملاحظات المختلفة، و في حال كنت خارج المنزل، يمكنني الوصول إلى أي من المعلومات من خلال البرنامج المخصص لجوال الآيفون (iPhone).

لديك طريقة أخرى تود إضافتها للموضوع؟ أكتب تعليقك و قم بتوفير مختصر عن الطريقة و مزاياها و عيوبها في نظرك و سيتم إضافتها للموضوع